7 tips die zorgen voor verbinding in gesprekken met je teamleden

Vind je het voeren van gesprekken met je teamleden pittig, zeker in deze tijd?

Verlopen gesprekken stroef?

Houd je er een onvoldaan gevoel aan over?

Heb je het idee dat de échte onderwerpen niet aan bod zijn geweest?

 

Wat speelt hier eigenlijk?

  • Ongemak en onzekerheid
    Deze crisis hakt erin. Niet alleen jij, maar ook je teamleden hebben te maken met een nieuwe werkelijkheid. Oude werkwijzen en routines voldoen niet meer. Meer dan ooit hebben teamleden behoefte aan duidelijkheid en een luisterend oor. Zeker online gesprekken vragen om extra aandacht voor het maken van verbinding.
  • Verplicht nummer
    Teamleden zien een gesprek als eenrichtingverkeer, waarin jij je zegje doet en waarin zij zelf hun ei niet kwijtkunnen. Zij hebben niet het idee dat je echt in hen geïnteresseerd bent, en laten daarom niet het achterste van hun tong zien.
  • Gebrek aan perspectief
    Het gesprek met je teamleden gaat vooral over het blussen van branden in het hier en nu. Het toekomstperspectief is naar de achtergrond verdwenen. Je teamleden hebben behoefte aan richting en een ontwikkelingsperspectief. Jij weet op dit moment niet goed wat je hen kunt bieden.
  • Negatieve focus
    Het gevaar bestaat dat zowel jij als je teamleden zich focussen op wat niet goed gaat. Zo raak je in een neerwaartse spiraal. Een dergelijk gesprek kost jullie allebei heel veel onnodige energie.

 

Het kan ook anders!

7 tips voor het maken van verbinding in gesprekken met je teamleden

  1. Zien en gezien worden
    Ga het gesprek aan met al je teamleden. Ook met hen die geen aandacht vragen en met de harde werkers met goede resultaten. Let er vooral op dat de thuiswerkers niet buiten beeld raken.
  1. Veilige omgeving
    Geef je teamlid het gevoel dat hij open met je kan praten en benoem dat hij tijdens het gesprek alles in kan brengen wat hij belangrijk vindt. In deze tijd lopen, meer dan ooit, werk- gerelateerde en persoonlijke zaken door elkaar. Voor beide is ruimte.
    Zorg voor privacy, bijvoorbeeld door een plek te reserveren waar jullie met zijn tweeën ongestoord kunnen praten. Zorg bij een online gesprek bovendien voor een beveiligde verbinding en let er extra op dat je je niet laat afleiden. Benoem het als je aantekeningen maakt; zo wek je niet de indruk dat je met andere zaken bezig bent.
  1. Oprechte interesse
    Start het gesprek met de vraag hoe het gaat, hoe het écht gaat. Luister goed, vraag door en vat af en toe samen wat je teamlid vertelt. Luister ook naar wat er niet gezegd wordt.
  1. Positieve focus
    Geef ruimte aan een moppermoment, maar richt je in het gesprek vooral op wat goed gaat, op behaalde successen. Bespreek wat het teamlid hieraan heeft bijgedragen. Nodig hem uit om mee te denken over uitdagingen waar het team nu voor staat. Focus op de eigen rol en verantwoordelijkheid van het teamlid. Ook als het gaat over de samenwerking met anderen, die in een crisissituatie extra onder druk staat, onderzoek wat hij zelf kan bijdragen aan een positieve sfeer en constructieve werkrelaties.
  1. Biedt perspectief
    Zeker in crisissituaties is het belangrijk om helder en eerlijk te communiceren, ook over zaken waar je nog geen duidelijkheid over hebt. Blijf je teamlid informeren, zo voorkom je ruis en eigen interpretaties. Blijf vertellen over waar je met de organisatie en het team naartoe wil, ook al heb je het eindpunt nog niet helemaal helder voor ogen. Blijf je teamlid om input vragen, zo blijft hij betrokken.
  1. Tijd en prioriteit
    Neem voldoende tijd voor het gesprek, raffel het niet af. Blok de tijd in je agenda en laat je niet storen, zet je telefoon uit of op stil. Zo laat je je teamlid zien dat je de tijd voor hem neemt en dat wat hij in wil brengen, belangrijk voor je is.
  1. Follow-up
    Vat aan het eind van het gesprek de belangrijkste punten samen. Zet eventuele afspraken op papier. De aard van deze afspraken is afhankelijk van de inhoud van het besprokene en de wijze waarop het gesprek is verlopen. Zorg voor een passende follow-up en plan een vervolgafspraak in. Stimuleer je teamlid om met de uitkomsten van het gesprek aan de slag te gaan en ondersteun hem zo nodig.

© Derks & De Vries, leiderschaps- en teamcoaching in zorg en techniek
Monique: 06-41552708 & Diane: 06-81696665

Hoe je door goed voor jezelf te zorgen, niet van het padje raakt

4 tips over zelfzorg en hoe jij hiermee grip houdt op jezelf en jouw team door de crisis navigeert.

Heb jij, teamleider in de zorg, het gevoel dat je de grip op je team kwijt bent?

Dat de onderlinge communicatie en samenwerking je tijdens deze crisis door de vingers glipt?

En jullie waren nog wel zo goed bezig. Frustratie, onmacht en een flinke portie onzekerheid steken de kop op.

Ben jij wel de persoon die dit team constructief door deze crisis heen kan leiden, de teamleider die juist nu de samenwerking en communicatie weet te versterken?

We hebben goed nieuws voor je. Natuurlijk ben jij die persoon. JIJ KAN DIT.

Of speelt er nog wat anders?

Een hoofd vol vragen.

We spreken Aafke, teamleider in een verzorgingshuis. We hebben haar leren kennen tijdens een teamcoaching traject. Toen stond ze daar vol zelfvertrouwen, maar nu zien we een andere Aafke. Ze lijkt uitgeput. En loopt leeg als we vragen hoe het met haar gaat.

“Man, soms sta ik ’s ochtends onder de douche en dan heb ik al zo’n knoop in m’n maag. Vreselijk. Ik heb het idee dat ik het allemaal niet goed doe. En vooral dat ik niet genoeg doe. Hou ik wel genoeg contact met m’n team, spreek ik iedereen, gaat het wel goed met ze. Echt goed? En informeer ik ze wel genoeg? Ik voel me zó verantwoordelijk.” Ze pauzeert even. “En dat is vreemd en nieuw, want ik weet dat ze heel veel zelf kunnen. Problemen oplossen, zaken bij elkaar aankaarten. We hebben tijdens de teamcoaching zulke mooie stappen gezet. Maar ik heb het gewoon niet meer in beeld! Letterlijk en figuurlijk, want dat thuiswerken helpt ook niet mee.”

Daar sta je dan als teamleider. Je was zo lekker bezig. Vol vertrouwen. Alles liep op rolletjes. Jij en je team waren gefocust op de toekomst. Zaten in een goede flow. En nu? De crisis hakt erin, ook bij jou. Je bent continu lijstjes aan het maken om maar niets te vergeten. Je hebt het gevoel dat alle ogen op jou gericht zijn, dat al je acties onder een vergrootglas liggen. En in je hoofd is het een chaos.

Hoe nu verder?

We zien teamleiders de laatste tijd vaak worstelen. Laat dat een kleine troost zijn. En het is ook volstrekt normaal dat jij je verantwoordelijk voelt. Je bént immers de teamleider. Je draagt de eindverantwoordelijkheid. Maar wat gebeurt er nu eigenlijk? Je vergeet dat niet alleen jouw teamleden met een nieuwe situatie te maken hebben, maar dat ook jij een crisis als deze voor het eerst meemaakt. Je verliest in eerste instantie niet de grip op je team, maar op jezelf. Dat is wat er op dit moment écht speelt.

Goed zorgen voor jezelf is daarom cruciaal. Pas als jij je fysiek en mentaal goed voelt, kun je wat betekenen voor je team en de andere mensen om je heen.

4 tips voor zelfzorg.

Aafke is aan de slag gegaan met een aantal tips, doe hier ook je voordeel mee.

  • Let op je energiebalans. Pak een moment voor jezelf en bedenk wat je de meeste energie kost. Is het je werk, zijn het privézaken, is het een combinatie van beide? Kijk of je deze energievreters kunt oplossen of minder prominent kunt maken. Maak ze bespreekbaar, betrek anderen bij het bedenken van oplossingen, geef je eigen grenzen aan. Delegeer taken of pak werkzaamheden samen op. Denk hierbij in mogelijkheden, niet in beperkingen.
  • En als we het over energie hebben.. waar krijg je wel energie van, echte energie, en dan hebben we het niet over uitgeput bankhangen? Sporten, een wandeling in de buitenlucht, je gezin, bijpraten met vrienden, een boek lezen? Blijf hier ook nu, tijdens deze crisis, de tijd voor nemen. Plan deze momenten in je agenda. Boet hier niet op in, uiteindelijk beïnvloedt dit je draagkracht negatief.
  • En natuurlijk…eet gezond, pak je rust, ga op tijd naar bed.
  • En mocht je in deze tijd uren blijven malen, voelen dat je niet lekker in je vel zit, schakel hulp in. Geneer je hier niet voor. Je hoeft niet alles alleen te doen. Onderschat je klachten niet, loop niet het risico dat je uitvalt.

Meer dan ooit is het belangrijk voor jou om nu gezond te blijven, om weerstand op te bouwen, zowel mentaal als fysiek. Wees hierin een voorbeeld voor je team. Ook dat is leiderschap.

Wil jij ook de grip terug? En verder met jouw team op het eerder ingeslagen pad? Neem gerust contact op. We helpen je verder.

 

© Derks & De Vries, leiderschaps- en teamcoaching in zorg en techniek
Monique: 06-41552708 & Diane: 06-81696665

 

Kartrekker of remmende factor?

Hans is verpleegkundige in een verpleeghuis. Hij heeft zijn opleiding net succesvol afgerond. Hij is jong, gedreven en zit vol goede ideeën. Hij wil de zorg naar een hoger plan tillen. Hij start vol enthousiasme met zijn nieuwe baan. Toch loopt het niet zoals gehoopt. Wat is er aan de hand?

Hoge verwachtingen

We spreken zijn teamleider, Marieke. Ze vertelt hoe blij ze is met een proactieve collega erbij in haar team. Dat zorgt toch voor een andere dynamiek. Ook de collega’s zijn blij met deze frisse wind. Ze hebben hoge verwachtingen. Maar nu Hans een paar maanden in dienst is, ziet Marieke dat alles niet loopt zoals verwacht. Hans lijkt veranderd: hij is zijn oorspronkelijke enthousiasme kwijt. Hij neemt steeds minder initiatief.

Impasse

Marieke vraagt zich af wat ze moet doen. We gaan in gesprek met het team. Het blijkt dat Hans in eerste instantie enthousiast is over zijn rol als kartrekker. Maar op den duur is van een gedeelde verantwoordelijkheid als team geen sprake meer. De teamleden kijken naar Hans wanneer er iets moet gebeuren. Hans voelt zich alleen staan, niet gesteund door zijn collega’s. Hij heeft het gevoel dat iedereen naar hem kijkt wanneer er iets geregeld moet worden. Hij verwijt zijn collega’s dat ze alleen doen wat hen voor de voeten valt. Er is verder niemand die enig initiatief neemt.

Patroon doorbreken

In plaats van dat Hans de kar trekt en collega’s meeneemt in zijn enthousiasme gebeurt juist het tegenovergestelde. Sommige teamleden voelen zich overweldigd door Hans zijn energie en zijn schijnbaar tomeloze enthousiasme. Ze hebben het idee dat ze hem niet bij kunnen benen. Ze doen alleen het hoognodige. Alleen al door zo met elkaar in gesprek te gaan, krijgen teamleden meer begrip voor elkaar. Dat is de basis om verwachtingen over en weer uit te spreken.

Leidt jij ook in een team dat het lastig vindt om samen de verantwoordelijkheid te dragen? Neem dan contact met ons op. Dan kijken we samen hoe we dit patroon kunnen doorbreken.

 

© Derks & De Vries, leiderschaps- en teamcoaching in zorg en techniek
Monique: 06-41552708 & Diane: 06-81696665

Over hoe een hechte band en veel praten niet per se tot echte communicatie leidt (maar wel een mooie basis vormt).

Ik ben in gesprek met Emin, hoofdmonteur bij een grote installateur. Frank, de eigenaar van het bedrijf, is aangeschoven. Ik heb het idee dat het niet helemaal lekker loopt met Emin. Als ik mail, reageert hij laat. Dat is niet ‘des-Emins’. Ook aan de telefoon klinkt hij anders.

Eén vraag als trigger voor verandering

Als ik Emin voorstel om even te gaan zitten en lopende zaken te bespreken, grijpt hij die kans gelijk aan. Ook al heeft hij het razend druk. Voor mij een teken.

Eenmaal in gesprek vat ik de koe gelijk bij de horens.  Ik loop al langer mee in het bedrijf en weet dat ik direct kan zijn. “Voor we het over andere zaken hebben Emin… hoe gáát het met je?”

Emin had deze vraag niet verwacht, maar begint al spoedig met een heel verhaal over de lopende projecten en nieuwe jongens. Ik onderbreek hem: “Hoe gaat het? Met jou!”

Emin valt stil. En dan, met één oog naar Frank: “Sorry hoor, dat dit er dan nu uitkomt. Niet dat ik jou niet wil informeren. Maar het gaat eigenlijk k…” Duidelijker kan hij zich niet uitdrukken. “Ik denk dat ik bijna overspannen ben.”

Schuldbewust kijkt hij naar Frank. Die zich op zijn beurt verontschuldigt: “Jemig Emin, ik weet echt dat je het druk hebt. Daar hebben we het ook over gehad. Dat je je een slag in de rondte werkt. Maar dat het zo erg was, wist ik niet.” Ze verstoppen zich allebei achter hun beker koffie.

Wie is de schuldige?

Ik kijk naar de mannen. Ze voelen zich schuldig. Maar ze hebben overduidelijk een goede band. Ze praten veel met elkaar en waarderen elkaar. Ze hebben het beste met elkaar en met het bedrijf voor. Wat gaat er dan tóch mis?

Ik vertel ze dat er geen schuldige is. Het is een situatie die beide mannen in stand houden. Frank vraagt niet door. Emin geeft niet aan waar hij tegenaan loopt. Of hoe  hoog het hem zit. Zijn enorme verantwoordelijkheidsgevoel speelt hem parten. Hij sputtert zelfs nog na: “Ja maar, ík moet er toch voor zorgen dat de projecten goed lopen, de mannen aansturen, alles goed afronden.” Ik vervolg: “En daarom pak je teveel taken op. Loop je gaten dicht. Houd je alles onder controle. Zeg je geen nee, loop je over.”

Emin knikt nadenkend, het kwartje valt: “En werk ik mijzelf  uiteindelijk misschien de vernieling in. Val ik uit. En dan heeft het bedrijf een nog veel groter probleem.” De beide mannen kijken zwijgend voor zich uit.

Dan zegt Emin, het kost hem echt wat moeite: “Mijn grootste verantwoordelijkheid nu is dat ik weer goed in mijn vel zit.” Waarop Frank aanvult: “En dat wij écht met elkaar gaan praten.”

Uitspreken van intenties als basis voor verandering

Het uitspreken van deze intentie van beide kanten is een geweldige eerste stap. Natuurlijk betekent dit niet dat er direct patronen worden doorbroken, dat er morgen zichtbare veranderingen zijn. Dat kost tijd en moeite. Dat veroorzaakt soms frictie en vergt moed. Maar het openstaan voor veranderingen en de wil om hierin te investeren vormen voor Emin en Frank al een hele mooie basis.

Zowel Frank als Emin voelen de urgentie dat er zaken moeten veranderen. Ze worden door ons gecoacht op het vlak van echte, inhoudelijke communicatie, van effectief samenwerken, het beste uit elkaar naar boven halen. Maar natuurlijk doen ze het uiteindelijk zelf, met inzet en volharding. Met oog voor elkaar en hart voor het bedrijf.

Worstel jij ook met het uitspreken van wat je echt dwars zit, van waar je tegenaan loopt in je huidige werk? Wil je beter leren communiceren en samenwerken? Wil jij met minder moeite, met minder werkdruk, meer bereiken? Neem dan contact met ons op.

 

© Derks & De Vries, leiderschaps- en teamcoaching in zorg en techniek
Monique: 06-41552708 & Diane: 06-81696665

 

De kracht van een luisterend oor

Luisteren = Aandacht geven = Verbinden

Terwijl de mensen met wie wij het liefste werken zich de benen uit hun lijf hollen, kunnen wij nauwelijks doen wat we het liefste doen: zorgteams en teamleiders in de zorg coachen om de samenwerking naar een hoger plan te tillen.

We spreken de teamleiders nu meestal telefonisch of online. We horen over hun dilemma’s, de wanhoop, de uitputting en het verdriet. Hoe ze proberen hun mensen zo goed mogelijk te ondersteunen, terwijl ze zelf af en toe het gevoel hebben te verzuipen.

Zo spreken we Ton, teamleider in een verpleeghuis. We zouden zijn team gaan coachen, maar dat gaat door de Coronacrisis nog niet door. We bellen hem om te vragen hoe het gaat. Ton vertelt dat het nog steeds pittig is. De werkdruk is nog hoger dan anders. Er zijn veel zieken. Zijn mensen maken zich zorgen. Over hun eigen gezondheid en die van hun gezin, over de toekomst en hoe de zorg vorm gaat krijgen. Over dat ze teveel ballen tegelijk in de lucht moeten houden. Ze zijn verdrietig over het overlijden van bewoners met wie ze vaak al jaren werkten. Zij zaten naast hun bed in hun laatste uren, omdat de familie maar met mate op bezoek mocht komen. Het raakt hen diep.

Ton weet niet meer wat hij kan zeggen. Hij zit er zelf ook doorheen. Hij voelt zich kwetsbaar.

We luisteren. Dat is wat wij nu kunnen doen. Ton afschepen met een loze kreet als “hou vol” willen we niet. Toch verandert er iets tijdens het gesprek. Ton zegt dat de oprechte aandacht hem goed doet, dat hij zich gehoord voelt en gesterkt.

We geven Ton mee dat dat precies is wat hij voor zijn mensen kan doen. In contact blijven. Zichtbaar zijn voor hen. Naar hen luisteren. Vragen hoe het gaat. Wat hij voor hen kan doen. Het is meer waard dan je denkt.

Wil jij graag weten hoe jij er voor je team kan zijn, zonder er zelf aan onderdoor te gaan? Bel ons. We gaan graag met je in gesprek.

 

© Derks & De Vries, leiderschaps- en teamcoaching in zorg en techniek
Monique: 06-41552708 & Diane: 06-81696665