7 tips die zorgen voor verbinding in gesprekken met je teamleden
Vind je het voeren van gesprekken met je teamleden pittig, zeker in deze tijd?
Verlopen gesprekken stroef?
Houd je er een onvoldaan gevoel aan over?
Heb je het idee dat de échte onderwerpen niet aan bod zijn geweest?
Wat speelt hier eigenlijk?
- Ongemak en onzekerheid
De crisis heeft erin gehakt. Niet alleen jij, maar ook je teamleden hebben te maken met een nieuwe werkelijkheid. Oude werkwijzen en routines voldoen niet meer. Meer dan ooit hebben teamleden behoefte aan duidelijkheid en een luisterend oor. Zeker online gesprekken vragen om extra aandacht voor het maken van verbinding.
- Verplicht nummer
Teamleden zien een gesprek als eenrichtingverkeer, waarin jij je zegje doet en waarin zij zelf hun ei niet kwijtkunnen. Zij hebben niet het idee dat je echt in hen geïnteresseerd bent, en laten daarom niet het achterste van hun tong zien.
- Gebrek aan perspectief
Het gesprek met je teamleden gaat vooral over het blussen van branden in het hier en nu. Het toekomstperspectief is naar de achtergrond verdwenen. Je teamleden hebben behoefte aan richting en een ontwikkelingsperspectief. Jij weet op dit moment niet goed wat je hen kunt bieden.
- Negatieve focus
Het gevaar bestaat dat zowel jij als je teamleden zich focussen op wat niet goed gaat. Zo raak je in een neerwaartse spiraal. Een dergelijk gesprek kost jullie allebei heel veel onnodige energie.
Het kan ook anders!
7 tips voor het maken van verbinding in gesprekken met je teamleden
- Zien en gezien worden
Ga het gesprek aan met al je teamleden. Ook met hen die geen aandacht vragen en met de harde werkers met goede resultaten. Let er vooral op dat de thuiswerkers niet buiten beeld raken.
- Veilige omgeving
Geef je teamlid het gevoel dat hij open met je kan praten en benoem dat hij tijdens het gesprek alles in kan brengen wat hij belangrijk vindt. In deze tijd lopen, meer dan ooit, werk- gerelateerde en persoonlijke zaken door elkaar. Voor beide is ruimte.
Zorg voor privacy, bijvoorbeeld door een plek te reserveren waar jullie met zijn tweeën ongestoord kunnen praten. Zorg bij een online gesprek bovendien voor een beveiligde verbinding en let er extra op dat je je niet laat afleiden. Benoem het als je aantekeningen maakt; zo wek je niet de indruk dat je met andere zaken bezig bent.
- Oprechte interesse
Start het gesprek met de vraag hoe het gaat, hoe het écht gaat. Luister goed, vraag door en vat af en toe samen wat je teamlid vertelt. Luister ook naar wat er niet gezegd wordt.
- Positieve focus
Geef ruimte aan een moppermoment, maar richt je in het gesprek vooral op wat goed gaat, op behaalde successen. Bespreek wat het teamlid hieraan heeft bijgedragen. Nodig hem uit om mee te denken over uitdagingen waar het team nu voor staat. Focus op de eigen rol en verantwoordelijkheid van het teamlid. Ook als het gaat over de samenwerking met anderen, die in een crisissituatie extra onder druk staat, onderzoek wat hij zelf kan bijdragen aan een positieve sfeer en constructieve werkrelaties.
- Biedt perspectief
Zeker in crisissituaties is het belangrijk om helder en eerlijk te communiceren, ook over zaken waar je nog geen duidelijkheid over hebt. Blijf je teamlid informeren, zo voorkom je ruis en eigen interpretaties. Blijf vertellen over waar je met de organisatie en het team naartoe wil, ook al heb je het eindpunt nog niet helemaal helder voor ogen. Blijf je teamlid om input vragen, zo blijft hij betrokken.
- Tijd en prioriteit
Neem voldoende tijd voor het gesprek, raffel het niet af. Blok de tijd in je agenda en laat je niet storen, zet je telefoon uit of op stil. Zo laat je je teamlid zien dat je de tijd voor hem neemt en dat wat hij in wil brengen, belangrijk voor je is.
- Follow-up
Vat aan het eind van het gesprek de belangrijkste punten samen. Zet eventuele afspraken op papier. De aard van deze afspraken is afhankelijk van de inhoud van het besprokene en de wijze waarop het gesprek is verlopen. Zorg voor een passende follow-up en plan een vervolgafspraak in. Stimuleer je teamlid om met de uitkomsten van het gesprek aan de slag te gaan en ondersteun hem zo nodig.
© Derks & De Vries, leiderschaps- en teamcoaching in zorg en techniek
Monique: 06-41552708 & Diane: 06-81696665
